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Stuart Trotter de Liberty Insurance répond aux questions sur le modèle de travail à distance et ce que cela signifie du point de vue de l’assurance.
Comme l’a dit Tánaiste Leo Varadkar dans l’avant-propos de la Stratégie nationale de travail à distance, le travail tel que nous le connaissions auparavant « ne sera plus jamais le même ».
Les professionnels d’aujourd’hui attendent et méritent un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée, de la flexibilité et une mobilité géographique.
Alors que le travail à distance est considéré comme une solution temporaire pour de nombreuses entreprises au cours de la dernière année, cette façon de travailler a déclenché une conversation nationale sur les défis et les opportunités qu’elle apporte aux employeurs et aux employés.
Cela peut affecter la façon dont nous interagissons avec nos villes, villages et communautés rurales, ainsi que la façon dont nous investissons dans notre infrastructure physique et numérique, à la fois sur le lieu de travail traditionnel et à la maison. Il présente des considérations relatives à la santé et au bien-être et, au cours des derniers mois, nous avons constaté une plus grande attention aux implications fiscales pour les employeurs et les employés.
Mais quelles sont les implications pour l’assurance de l’activation du télétravail ? Alors que de plus en plus d’entreprises proposent cette option aux employés, il y a un certain nombre de facteurs à considérer du point de vue de l’assurance.
Je garde un ordinateur portable de travail à la maison. Est-il assuré ?
Il est de la responsabilité de l’employeur de s’assurer que tout le matériel informatique est fourni à un employé pour permettre le travail à distance.
En règle générale, cela sera couvert par la section dommages matériels de l’entreprise de sa police d’assurance.
Cela dit, la plupart des polices d’assurance habitation qui incluent une couverture du contenu incluront une couverture pour une quantité limitée d’équipement de bureau à domicile, par exemple un ordinateur et une imprimante.
Cependant, certaines polices d’assurance habitation peuvent ne pas couvrir le « contenu du bureau » car elles ne sont pas considérées comme des « articles ménagers ». Si les employeurs ou les employés ont un doute sur ce point, nous les encourageons à contacter leur assureur.
Si un employeur offre une allocation de travail à distance aux employés pour qu’ils achètent du matériel de bureau à domicile, qui en est finalement responsable ?
Lorsque l’allocation a été versée aux employés via la paie, généralement l’équipement de bureau à domicile qu’ils achètent, est la responsabilité de l’employé car c’est l’employé, et non l’employeur, qui est finalement propriétaire de l’équipement.
Cependant, si la bourse a été fournie dans le cadre d’un régime de remboursement des dépenses, c’est techniquement l’employeur qui en est le propriétaire.
Notre entreprise cherche à évoluer vers un modèle de travail numérique de façon permanente. Quels facteurs d’assurance devons-nous considérer?
Au cours des 14 derniers mois, de nombreux employés ont emprunté du matériel de travail, notamment des ordinateurs portables, des moniteurs et des chaises de bureau, pour faciliter leur travail à distance. Dans de nombreux scénarios, cela a été fait à court terme et de manière très ponctuelle.
Certaines polices commerciales permettent de retirer temporairement un élément de couverture de l’équipement professionnel du bureau. Cependant, l’objectif principal de l’assurance commerciale est généralement de couvrir les actifs de l’entreprise dans un lieu de travail spécifique.
Par conséquent, si l’employeur passe à un modèle de travail à distance, il devra en parler à son assureur et mettre à jour sa police d’assurance en conséquence.
Qui est finalement responsable de la sécurité des données lorsque les employés travaillent à distance ?
La sécurité des données est un domaine en évolution rapide, ce qui signifie qu’il n’y a pas de place pour la complaisance de la part des employeurs ou des employés. Il est impératif que les employeurs mettent à jour leurs politiques de sécurité pour refléter l’évolution des pratiques de télétravail et que ces politiques soient régulièrement communiquées à tous les employés.
Les produits d’assurance dans cet espace évoluent constamment, certains assureurs fournissant une couverture d’assurance informatique sur mesure, y compris une couverture « tous risques » qui permet aux employeurs d’assurer les dommages ou les interférences avec les systèmes informatiques et la perte de données, qu’elles soient électroniques ou non électroniques. .
Si un employé a un accident en télétravail, y a-t-il des implications d’assurance pour l’employeur ?
Tous les employeurs ont le devoir de prendre des mesures raisonnables pour garantir que les employés disposent d’un lieu de travail sûr, que ce soit sur place ou à distance, par exemple, un espace de travail ergonomique.
Si le travail à distance est un développement relativement nouveau au sein d’une organisation, nous encourageons les employeurs à se familiariser avec leur police de responsabilité employeur pour s’assurer qu’ils ont le niveau de couverture approprié.
L’assurance d’un employeur couvre-t-elle les employés qui accueillent des clients ou des réunions de clients à leur domicile ?
Les travailleurs à distance qui organisent des réunions à domicile auraient des implications à la fois pour l’employeur et les employés. Par exemple, que se passe-t-il si un client ou un client se rend au domicile d’un employé à titre professionnel et a un accident ? Nous conseillons aux employés comme aux employeurs de n’avoir que des réunions numériques à la maison et de se rendre dans un espace de coworking ou au bureau pour les réunions.
La plupart des polices d’assurance habitation exigent du client qu’il précise que son logement n’est pas utilisé dans le cadre de son entreprise ou de sa profession. Par conséquent, si un accident de cette nature se produisait, il ne serait pas couvert par leur assureur.
Il est important que les employeurs sensibilisent leurs employés de manière proactive à ces risques et les découragent d’héberger des clients ou des clients chez eux sans l’approbation préalable de l’employeur.
Dans l’ensemble, le travail à distance représente une nouvelle opportunité passionnante pour de nombreux employeurs et employés, offrant une plus grande flexibilité à toutes les parties.
Cependant, de nombreux employeurs peuvent avoir élaboré des politiques de travail numérique à court terme et sous pression et, par conséquent, rattrapent certaines des considérations opérationnelles soulevées par ce nouveau modèle de travail.
Lorsqu’il s’agit d’assurance, notre message général est toujours « en cas de doute, vérifiez » auprès de votre assureur.
Par Stuart Trotter
Stuart Trotter est le country manager pour l’Irlande chez Liberty Insurance.
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