Selon un récent livre blanc de Canto, un fournisseur de solutions DAM, les entreprises qui ont du mal à suivre le rythme du contenu numérique en plein essor devraient chercher à investir dans la gestion des actifs numériques (DAM) pour rationaliser les projets et stimuler la communication.
Les systèmes DAM basés sur le cloud sont conçus pour automatiser l’organisation des actifs numériques en les stockant dans un emplacement central, ce qui facilite la récupération des fichiers nécessaires à tout moment et en tout lieu.
Le livre blanc décrit quatre domaines clés sur lesquels se concentrer pour ceux qui souhaitent mettre en œuvre un nouveau système DAM pour simplifier et rationaliser les projets:
1) Préparation pour DAM
La première étape d’un DAM réussi consiste à comprendre les besoins et les attentes de ceux de l’entreprise pour développer un concept cohérent. Il vaut la peine de considérer l’utilisation des actifs numériques et les exigences de flux de travail au sein de l’entreprise pour déterminer le bon type de système de gestion.
Les personnes qui travaillent avec le logiciel DAM sont essentielles à la réussite du projet. Cela peut être un excellent investissement lorsque tout le personnel de l’entreprise est impliqué. Après tout, un système DAM n’est aussi bon que ceux qui l’utilisent.
Le DAM est encore un concept relativement nouveau et il vaut la peine de répondre à toutes les préoccupations que les gens peuvent avoir dès le début. Si des personnes clés n’utilisent pas le système lors de sa mise en service, d’autres pourraient choisir de ne pas le faire non plus. La plupart des soucis que les gens ont souvent avec le logiciel sont résolus par des résultats démonstratifs.
2) Former votre équipe
Rassembler des participants de différents départements de l’entreprise peut booster le succès des projets DAM. Il est important de noter que certains services, tels que le marketing, le design et la photographie, sont souvent plus réactifs aux nouveaux logiciels que les ventes et la comptabilité qui ont tendance à être plus hésitants.
La mise en œuvre du système nécessite une implication informatique minimale, mais il vaut la peine de s’appuyer sur l’expertise des équipes au début pour aider à déterminer les exigences techniques dont le projet aura besoin, telles que la sécurité, l’évolutivité, l’évolutivité et l’intégration avec d’autres services métier.
L’étape suivante consiste à attribuer la responsabilité d’aspects spécifiques du projet. Cela inclut de déterminer qui devrait être en mesure d’apporter des modifications au système, qui gère le support technique et qui servira de personne de contact. L’attribution de domaines de responsabilité peut renforcer l’engagement de l’équipe dans l’introduction du système DAM et réduira la charge de travail de la personne responsable.
L’équipe DAM doit comprendre les besoins de l’entreprise, mais elle peut parfois ne pas associer ces informations au logiciel lui-même. C’est là que la consultation d’un conseiller externe avant la mise en œuvre d’un système DAM peut vous aider.
3) Du concept à la réalisation
Une fois que l’équipe DAM a été formée et qu’un conseiller de confiance est à bord, il est temps de développer une structure complète pour le système de gestion. Collaborez avec le conseiller pour cartographier les flux de travail et les processus métier afin de déterminer comment le logiciel peut le mieux profiter à l’entreprise.
L’optimisation fait partie intégrante du processus de structuration. La solution cloud doit fonctionner de manière transparente pour tous les utilisateurs et offrir des performances constantes.
La planification future est une étape importante dans l’exécution réussie de DAM. Le contenu des systèmes DAM augmentera considérablement au fil du temps et il vaut la peine de s’assurer qu’il sera capable de gérer la charge de travail croissante, les utilisateurs supplémentaires et d’être en mesure de s’intégrer avec succès avec d’autres logiciels sans provoquer de perturbation.
Obtenir l’adhésion de la direction de l’entreprise est également «essentiellement important» pour le succès du système DAM, car cela encourage les autres à prendre le projet au sérieux. Le gestionnaire du système doit être un décideur qui peut expliquer les avantages du système aux autres employés.
4) Acheter le bon logiciel
Avant d’acheter un logiciel DAM, un conseiller peut aider à estimer les coûts à l’avance et à différencier ceux engagés pour le système initial et ce que les budgets futurs devront couvrir.
Il existe différentes solutions DAM à prendre en compte, telles que les logiciels locaux, hébergés, logiciels en tant que service (SaaS) et open source. Divers facteurs détermineront la version qui conviendra le mieux. Les entreprises doivent tenir compte de leur sécurité, de leur distribution mondiale, de leurs politiques d’entreprise, de leurs intégrations et de leurs exigences budgétaires avant d’acheter un logiciel DAM.
L’évaluation régulière des performances du DAM contribuera à la cohérence, ainsi qu’au développement et à la progression. C’est un projet à long terme qui nécessite le soutien de toutes les équipes.
Lisez le livre blanc complet, Digital Asset Management for Beginners, ici
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