Silvia Aguirre
Avec les directives de distanciation sociale en place dans le monde entier, on a beaucoup parlé de l’impact sur les entreprises en contact avec les consommateurs et de la nécessité de mettre leurs activités en ligne. De même, les vendeurs interentreprises ont également connu des changements rapides ces dernières semaines, car nombre d’entre eux se sont empressés de mettre leurs activités en ligne ou de procéder à d’autres ajustements pour faire face aux commandes de produits à domicile résultant du nouveau coronavirus et de la maladie qu’il provoque, le COVID-19. L’un des problèmes rencontrés par les vendeurs interentreprises pendant cette transition a été et continuera d’être la gestion des exonérations fiscales dans un monde devenu virtuel à presque tous égards.
Documentez avec précision toutes les ventes exonérées d’impôt, quel que soit le canal de vente.
Si le processus de gestion des exonérations fiscales n’a pas changé en raison de la COVID-19, la pandémie a eu un impact significatif sur la manière dont les entreprises collectent et gèrent les certificats d’exonération. Par exemple, les entreprises ont traditionnellement affecté un ou plusieurs employés à la vérification manuelle des exonérations que les clients soumettent par le biais de canaux en magasin et en ligne. Ce processus manuel prend beaucoup de temps, ce qui le rend loin d’être idéal pour une opération entièrement en ligne. C’est pourquoi il est aujourd’hui plus important que jamais que les entreprises utilisent une solution automatisée qui permet aux clients de saisir les informations relatives aux exemptions en ligne, et aux commerçants de les traiter et de les gérer numériquement.
Sans automatisation, les vendeurs se mettent en danger à l’ère de la distanciation sociale de plusieurs façons, notamment :
● Risques d’audit
Suite à la décision de la Cour suprême du Dakota du Sud contre Wayfair en 2018, les exigences d’enregistrement pour les entreprises exonérées d’impôts sont montées en flèche en raison de nouvelles lois sur le lien économique. Aujourd’hui, avec le récent passage aux achats en ligne, vous constaterez probablement que ces exigences ont encore augmenté.
En raison de la nature rapide de ces changements en plein milieu de la pandémie COVID-19, les entreprises ont eu moins de temps pour adapter leurs systèmes en ligne afin de faciliter la documentation numérique des certificats d’exemption. Par conséquent, dans un effort pour sauver le plus grand nombre possible de ventes, les vendeurs sont probablement enclins à retenir la taxe de vente même s’ils ne disposent pas de la documentation appropriée. Non seulement cette approche fait courir aux entreprises un risque important de faire l’objet d’un audit à court terme, mais ces entreprises pourraient être en difficulté pendant quatre ans ou plus.
Les solutions automatisées permettent aux entreprises de mettre en place un plan d’audit en veillant à ce que les acheteurs puissent facilement saisir en ligne les informations relatives à leur exemption. Elles permettent également aux entreprises de gérer et de stocker plus efficacement les certificats d’exonération sur l’ensemble des canaux, de sorte que les acheteurs n’aient pas à saisir les informations plusieurs fois et que toutes les ventes exonérées soient documentées avec précision, quel que soit le canal de vente.
● Les défis d’Omnichannel
Quel que soit le canal par lequel vous vendez, une entreprise est responsable de la collecte des certificats d’exemption pour les ventes non taxées. Le processus était beaucoup plus facile à gérer lorsque les sites de commerce électronique pour les transactions interentreprises étaient pratiquement inexistants. Mais avec l’essor de la vente numérique interentreprises, la collecte et la gestion des certificats d’exonération par les différents canaux sont devenues de plus en plus lourdes pour les vendeurs.
Avant COVID-19 et le passage rapide à l’Internet, de nombreuses entreprises acceptaient les transactions numériques entre entreprises. Cependant, malgré leur capacité à vendre par de nombreux canaux, beaucoup ont continué à gérer manuellement le processus de gestion des certificats d’exemption pour les commandes en magasin et en ligne. Mais maintenant que le nombre de ventes en ligne a augmenté, les entreprises qui continuent à gérer manuellement ce processus d’exemption augmentent également leur risque de non-conformité.
En raison de la tendance à l’erreur de la mise en conformité manuelle, le risque supplémentaire d’erreur place les entreprises dans une situation où elles ont probablement encore plus de responsabilité en cas d’audit. C’est pourquoi les solutions automatisées de gestion des exonérations entre les différents canaux sont devenues encore plus essentielles à l’ère de la distanciation sociale pour gérer les ventes exonérées d’impôt qui ont lieu aujourd’hui et pour assurer la pérennité de l’entreprise pour ses responsabilités futures.
● Risques de la chaîne d’approvisionnement
La gestion des certificats d’exemption a un impact significatif sur deux des principaux flux de la chaîne d’approvisionnement : les flux de produits et les flux financiers.
Du côté des produits de la chaîne d’approvisionnement, un vendeur peut retenir la livraison d’un produit lorsqu’il ne reçoit pas à temps les documents d’exemption appropriés. Il est juste de supposer qu’un vendeur reçoit, examine et évalue les demandes de crédit, les informations financières et les certificats d’exemption avant de livrer le produit. Ainsi, si un certificat d’exemption fait défaut parce qu’une entreprise n’est pas en mesure de gérer la documentation numériquement, la chaîne d’approvisionnement pourrait s’arrêter.
La chaîne d’approvisionnement financière est en danger lorsqu’un vendeur attend le paiement d’une facture pour des produits qu’il a livrés. Si l’acheteur est exonéré d’impôts, il peut soit payer la facture à découvert, soit demander au vendeur de créer une nouvelle facture et éventuellement recommencer les conditions de paiement net. Dans les deux cas, le vendeur est à court d’argent en raison d’un non-paiement. Les entreprises peuvent éviter ces scénarios en permettant à la technologie de collecter les certificats d’exonération au moment opportun pour contribuer à augmenter les flux de trésorerie et à réduire les risques.
De plus en plus de ventes en ligne
La distanciation sociale et les commandes au foyer ont probablement changé à jamais la façon dont les consommateurs et les entreprises mènent leurs affaires. Des réunions aux achats, la société a appris que l’on peut faire plus en ligne que ce que l’on s’était laissé croire jusqu’à présent. Par conséquent, les vendeurs interentreprises doivent s’attendre à ce que les ventes en ligne deviennent plus courantes et que les préférences des clients ne soient plus les mêmes qu’auparavant.
À l’avenir, les entreprises devront s’assurer qu’elles disposent de la technologie nécessaire non seulement pour gérer les calculs d’impôts pour les ventes en ligne, mais aussi pour permettre aux acheteurs exonérés d’impôts de gérer leurs déclarations de certificats d’exonération en ligne. Si le processus de gestion des certificats d’exonération n’est pas numérisé, non seulement les acheteurs seront dissuadés, mais les entreprises seront exposées à un risque élevé de non-conformité en raison de la mauvaise gestion des certificats d’exonération.
Silvia Aguirre est vice-présidente de la gestion des certificats chez Avalara Inc, un fournisseur de logiciels de gestion fiscale.
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