3 étapes de la passation de marché pour créer une entreprise résistante

Michael van Keulen

La crise COVID-19 a mis en évidence des vulnérabilités massives dans la chaîne d’approvisionnement mondiale. Elle a également mis en lumière la nécessité pour les organisations d’avoir une visibilité complète sur leurs dépenses et une plus grande souplesse dans le processus d’approvisionnement. Avec les responsables des achats au premier plan de cette charge, voici trois étapes essentielles pour aider les entreprises à gérer les périodes d’incertitude : investir dans la bonne technologie, établir des relations stratégiques avec les fournisseurs et se concentrer sur l’agilité future.

Première étape : investir dans la bonne technologie

En ce qui concerne la gestion de la chaîne d’approvisionnement, de nombreuses organisations ont encore aujourd’hui des systèmes disparates qui gèrent l’achat, la réception et la facturation des marchandises. En conséquence, elles ont du mal à comprendre leurs dépenses, ce qui rend difficile la mise en place d’une entreprise résiliente en période d’incertitude. Pour résoudre ce problème, les responsables des achats doivent aborder de manière globale leurs dépenses sous gestion en investissant dans des solutions basées sur le cloud. Recherchez des technologies qui :

• Simplifie votre pile : Pour tirer le meilleur parti des dépenses de votre entreprise, le fournisseur de technologie que vous choisissez doit disposer d’une suite unique, unifiée et sécurisée d’applications en nuage pour toutes les transactions de l’entreprise. Une source de vérité centralisée simplifie la tâche pour obtenir la visibilité et le contrôle des dépenses.
• Utilise l’intelligence artificielle et l’apprentissage machine : En choisissant une solution qui exploite les dernières technologies telles que l’intelligence artificielle et l’apprentissage automatique, les responsables des achats reçoivent directement des recommandations de dépenses au lieu d’avoir à analyser manuellement les données et à découvrir les informations par eux-mêmes. Ces informations avancées permettront aux responsables de prendre des décisions commerciales cruciales basées sur des faits financiers réels et sur le comportement en matière de dépenses.

Les solutions basées sur le cloud ont également ouvert la voie à des technologies de paiement innovantes qui offrent la flexibilité et l’évolutivité dont les entreprises mondiales ont besoin. Afin de mieux servir les clients et de payer les fournisseurs, les responsables des achats devraient envisager de moderniser les processus de paiement, notamment

• Contrôles numériques : Tout comme dans notre vie personnelle, il est essentiel d’avoir une certaine souplesse dans la manière dont nous effectuons les paiements, en particulier à une époque où de nombreuses entreprises travaillent à distance. La technologie du nuage permet d’envoyer des chèques véritablement numériques aux fournisseurs. Après authentification, les fournisseurs peuvent alors déposer le chèque directement sur leur compte bancaire, ce qui élimine les processus de chèque papier inefficaces et sujets aux erreurs.
• Portefeuilles numériques : À la pointe de l’innovation en matière de paiement dans le nuage est l’utilisation de portefeuilles numériques, qui vous permettent de vous connecter directement aux plateformes de paiement préférées des fournisseurs aussi facilement que d’effectuer un paiement sur le compte bancaire d’un fournisseur. La connexion aux portefeuilles numériques permet de déplacer de l’argent en temps réel et peut même être automatisée grâce à un contrat signé.

La technologie appropriée donne une vue d’ensemble de toutes les dépenses des différents départements, régions et catégories de dépenses ; elle permet également de mieux travailler avec les fournisseurs. Les équipes chargées des finances et des achats sont ainsi mieux à même de prendre des décisions difficiles en toute confiance lorsque le besoin s’en fait sentir.

Deuxième étape : établir des relations stratégiques avec les fournisseurs

Il est essentiel de comprendre la santé de vos fournisseurs en période d’incertitude ; les performances et le risque de chaque fournisseur peuvent avoir un impact significatif sur les dépenses de votre entreprise. Une réaction instinctive peut consister à arrêter complètement les dépenses de l’entreprise et à accumuler de l’argent jusqu’à ce que les marchés se redressent, mais cette façon de penser est à courte vue. Vous avez encore des besoins en matière d’approvisionnement pour maintenir en activité votre personnel désormais éloigné. Au lieu de cela, ce que les organisations B2B devraient faire, c’est s’engager de manière réfléchie et proactive avec les fournisseurs, et utiliser les données de la communauté pour prendre des décisions plus intelligentes et plus rapides. Ce faisant, vous pouvez rapidement savoir où vous risquez d’être exposé à un risque plus important, où les opérations se déroulent normalement et où il existe des possibilités de nouveaux contrats à court terme pour accroître la souplesse de l’organisation.

En fait, les responsables des marchés publics devraient même envisager d’accélérer les paiements ou de créer de nouvelles structures de paiement qui s’adaptent aux besoins de leur entreprise tout en garantissant à leurs fournisseurs les ressources nécessaires pour continuer à fabriquer des produits.

Les fournisseurs veulent également comprendre où se situe votre organisation dans des périodes comme celle-ci et comment vous en subissez les conséquences. Afin de gérer efficacement leurs propres employés et ressources, ils devront connaître les volumes de commandes prévus et savoir si ces volumes pourraient connaître un revirement extrême dans un sens ou dans l’autre. Plus précisément, ils ont besoin de savoir comment leur relation avec votre entreprise affectera leur trésorerie.

Il est essentiel de rencontrer les fournisseurs là où ils se trouvent et de travailler avec eux pour s’assurer qu’ils relèvent les défis auxquels ils sont confrontés. Après tout, vous et votre organisation aurez besoin d’eux une fois que nous serons de l’autre côté de COVID-19.

Troisième étape : Se concentrer sur l’agilité future

Une fois que vous aurez stabilisé vos dépenses grâce à la technologie du cloud et déterminé les risques liés aux fournisseurs, vous pourrez commencer à évaluer les scénarios de continuité des activités. Est-ce l’exposition géographique qui a rendu difficile le maintien du flux de marchandises ? Comment pourriez-vous diversifier votre base de fournisseurs pour répondre aux problèmes géographiques et autres ? En se posant ces questions, les responsables des achats devront également envisager de passer d’une chaîne d’approvisionnement juste à temps à un modèle juste au cas par cas, car la crise actuelle a poussé à leurs limites des chaînes d’approvisionnement soigneusement calibrées.

En outre, des organisations du monde entier procèdent à des licenciements et des mises à pied afin de rester aussi peu nombreuses et rentables que possible. Cela signifie que l’avenir immédiat devra inclure une main-d’œuvre occasionnelle. Les entreprises qui ne disposent pas d’un processus unifié pour la main-d’œuvre occasionnelle auront du mal à identifier qui sont leurs travailleurs et comment ils sont performants. Plus il vous faudra de temps pour comprendre la nature de vos dépenses en matière de travail intérimaire, plus vous devrez prendre des mesures. Il est donc extrêmement important que vous saisissiez ces coûts au sein de la même plateforme de gestion des dépenses de l’entreprise que le reste de vos dépenses.

Même s’il est difficile à croire aujourd’hui, les temps difficiles ne dureront pas éternellement. Alors que de nombreuses entreprises sont en mode de survie, les responsables des achats les plus intelligents forment leurs organisations à rester agiles et à garder un œil sur ce qui se passera lorsque l’économie se redressera. Grâce à une transparence accrue des dépenses organisationnelles et des risques de la chaîne d’approvisionnement, les entreprises peuvent prendre des décisions plus éclairées sur les produits qu’elles achètent, les fournisseurs avec lesquels elles travaillent et les moyens de simplifier leurs processus de paiement. Tout cela permettra de mieux garantir la résilience des organisations, tant en temps de crise qu’en temps de prospérité.

Une dernière note, une Enquête de Gartner, Inc. des directeurs financiers et des responsables des finances ont révélé que 42 % des directeurs financiers n’intègrent pas une deuxième vague de COVID-19 dans les scénarios financiers qu’ils élaborent pour le reste de l’année 2020. Ne vous laissez pas prendre au dépourvu, prenez le temps d’obtenir dès maintenant une visibilité et un contrôle de vos dépenses afin d’être en meilleure position pour la suite.

Michael van Keulen est directeur des achats de Coupa Software Inc, un fournisseur de technologies d’achat et de gestion des dépenses en ligne.

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