Comment Buddha Brands accélère les commandes en provenance d'Amazon

Buddha Brands, un fabricant et distributeur de snacks nutritifs hors du commun – comme les barres protéinées Coconut Cocoa Keto et Sparking Coconut Water with Pineapple – adopte une nouvelle approche pour traiter les commandes d’Amazon.com Inc. et d’autres détaillants.

« Nous avons pu traiter les commandes sur Amazon.com sans ajouter de ressources supplémentaires pour gérer le flux des commandes », déclare Johanne Pilon, responsable de la chaîne d’approvisionnement de Bouddha.

Johanne Pilon, responsable de la chaîne d’approvisionnement, Buddha Brands, avec son chien Bimini.

Une nouvelle façon d’intégrer son système de planification des ressources de l’entreprise à Amazon.com Inc. a permis de rationaliser la façon dont Buddha Brands traite les commandes reçues par le biais d’Amazon Marketplace que Buddha vend directement aux consommateurs en tant que vendeur tiers sur Amazon.com via Amazon Seller Central.

Buddha Brands, comme de nombreux vendeurs sur Amazon, avait auparavant déplacé manuellement les données de commande et d’inventaire entre son compte Amazon et son système de planification des ressources d’entreprise NetSuite, un logiciel d’exploitation commerciale. Aujourd’hui, Buddha automatise le mouvement des données de commande entre Amazon.com et son système ERP NetSuite. Le nouveau système d’intégration basé sur le web rend le canal Amazon plus rentable dans l’ensemble, explique M. Pilon.

Le fabricant de marques basé à Montréal, qui opère dans le cadre de Temple Lifestyle Brands, utilise également le même système basé sur le web pour rationaliser et accélérer la manière dont il reçoit et traite les commandes d’autres détaillants aux États-Unis et au Canada par EDI, ou échange de données informatisées. Les commandes EDI concernent des produits commandés pour la revente en magasin ou en ligne par de grandes chaînes d’épicerie au détail telles que HEB et Whole Foods Market, qui appartient à Amazon.com Inc.

Accélérer les commandes en ligne et par EDI

La rapidité et la précision de la réception des commandes en ligne et par EDI permettent à Buddha Brands d’augmenter son propre niveau de service de traitement des commandes, explique M. Pilon. « Le timing est un élément clé de la chaîne d’approvisionnement, et si nous pouvons recevoir les informations de nos clients plus rapidement et expédier leurs commandes plus vite, en réduisant notre délai d’exécution et sans erreur de saisie, nous augmentons effectivement nos niveaux de service », dit-elle.

Comme de nombreux fabricants de marques, Buddha Brands a mis en œuvre sa plate-forme EDI pour accélérer le traitement des commandes par l’automatisation et s’assurer que ses systèmes commerciaux parlaient le même langage que les systèmes de ses clients. Le plan initial consistait à embarquer environ 13 clients sur sa plate-forme EDI, d’autres devant suivre plus tard, et à connecter la plate-forme à son système ERP afin que les informations commerciales clés telles que les bons de commande, les factures et les avis préalables d’expédition puissent circuler entre les deux systèmes.

Mais deux ans après le déploiement de son ERP, le fabricant, qui produit des aliments et des boissons à base de plantes et vend à des détaillants aux États-Unis et au Canada, avait encore du mal à relier les deux systèmes. Par conséquent, le personnel du service clientèle passait plus de temps à saisir les informations dans le système ERP qu’à assurer le service à la clientèle.

En outre, la saisie manuelle des données dans son système ERP était un processus inefficace et sujet aux erreurs qui retardait la visibilité des commandes dans son système ERP NetSuite et empêchait l’entreprise de se relier à ses fournisseurs logistiques tiers (3PL) par le biais de son réseau EDI, ce qui ralentissait par la suite l’envoi et l’exécution des commandes.

Commandes visibles dans NetSuite ERP

« Nous travaillions entre deux systèmes disparates, ce qui signifie que les commandes entrantes n’étaient pas immédiatement visibles dans NetSuite à des fins d’expédition et de planification », explique M. Pilon. « Nous avions besoin d’une solution EDI qui éliminerait toutes les tâches sans valeur ajoutée que nous faisions autour de la saisie des commandes et de la facturation pour notre système ERP. Nous voulions également nous relier à nos partenaires 3PL par EDI afin de pouvoir expédier les commandes et recevoir les commandes plus rapidement ».

Comme toutes les plateformes EDI n’ont pas de compatibilité ERP intégrée, les fournisseurs s’adressent soit à leur fournisseur EDI, soit à un développeur de logiciels tiers. Incapable de recevoir le soutien dont il avait besoin de son ancien fournisseur EDI, pour connecter les deux systèmes, Buddha Brands a déployé la solution EDI intégrée de TrueCommerce Inc. pour NetSuite ERP.

« Avec peu ou pas de visibilité entre nos systèmes EDI et ERP, nous avons payé une prime en termes de gestion des commandes entre les deux systèmes », explique M. Pilon. « Nous ne travaillions pas très efficacement. »

L’un des défis que Buddha Brands a dû relever avec son ancienne plateforme EDI était l’incapacité de transférer des données de commande complexes vers son système ERP, telles que la taxe de vente, qui peut varier en fonction du poids et de la taille de l’article expédié, et au Canada, en raison de règles fiscales différentes dans chaque province. Bouddha a également dû faire face à des frais de dépôt et de recyclage, ainsi qu’à des indemnités de promotion et de dommages. « Notre ancien fournisseur d’EDI n’a jamais été en mesure de faire correspondre ces données à notre système ERP », explique Mme Pilon. « Nous avons fini par les saisir manuellement, et c’était un processus sujet à erreur. Maintenant, nous pouvons automatiquement inclure les taxes et les frais sur les factures », explique Mme Pilon.

Plus de commandes par client chez les grands distributeurs

Dans le cadre de ses critères de sélection d’une nouvelle plateforme EDI, Buddha Brands a cherché un fournisseur qui pourrait rendre la nouvelle plateforme opérationnelle dans les trois mois. En plus d’Amazon et de Whole Foods, Buddha Brands vend ses produits dans des milliers de points de vente au détail et de magasins en ligne chez des marchands tels que Costco, HEB, Meijer, Wegmans, Loblaws Sobeys et le distributeur de produits alimentaires en gros UNFI.

Depuis la mise en œuvre de l’EDI TrueCommerce en 2019, Buddha Brands a augmenté le volume des commandes des nouveaux clients, ainsi que le nombre de commandes par client, sans avoir à embaucher du personnel supplémentaire pour gérer les tâches administratives liées à ces augmentations, explique Mme Pilon, sans être plus précise. Dans l’ensemble, le travail de bureau, comme la saisie de données ou l’envoi par e-mail de bons de commande pour l’expédition, a diminué. Par conséquent, certains employés ont pu passer à d’autres tâches qu’ils trouvent plus stimulantes, ce qui a remonté leur moral.

« La capacité à faire passer les gens de la saisie manuelle de données et d’autres tâches sans valeur ajoutée à un travail intellectuel est vraiment ce que le retour sur investissement de TrueCommerce représente », déclare M. Pilon. « Même avec notre volume de ventes croissant, mon équipe est capable d’être plus efficace et de se concentrer sur ce qui compte vraiment ».

Aujourd’hui, 70 % des commandes passent par la plateforme EDI de Buddha Brands. Au cours de la dernière année, ce volume a augmenté de 30 %, selon M. Pilon. De plus, l’entreprise a connecté trois autres clients, un entrepôt et un de ses partenaires 3PL à son réseau EDI après avoir terminé sa première vague d’embarquement. Des plans sont en cours pour ajouter d’autres clients cette année et au moins un entrepôt si la croissance le justifie, dit M. Pilon.

L’ajout du module de planification de TrueCommerce a aidé Bouddha à automatiser l’importation/exportation des transactions EDI vers son système ERP à des moments prédéterminés, ce qui a encore accru l’efficacité de l’exploitation, explique M. Pilon. Par exemple, Buddha Brands peut utiliser le planificateur pour localiser toutes les commandes qui ont été exécutées mais qui n’ont pas fait l’objet d’une facture, puis définir l’heure à laquelle elle souhaite que ces rapports soient disponibles.

Avec ses plates-formes EDI et ERP connectées, M. Pilon affirme que Buddha Brands est devenu efficace en matière d’EDI, au lieu de se contenter de l’EDI. « Au bout du compte, vous oubliez l’EDI », dit Mme Pilon. « Nous pouvons gérer notre intégration et nos commandes par exception au sein de NetSuite. L’EDI reste en arrière-plan jusqu’à ce que nous ayons besoin de faire un changement ».

Peter Lucas est un journaliste indépendant basé à Highland Park, dans l’Illinois, qui couvre les affaires et la technologie.

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