Que (ne pas) inclure dans les rapports SEO de votre agence

À quoi ressemble le succès pour votre client?

Tout d’abord, vous devez vous plonger profondément dans les attentes de votre client. Clarifiez leur intention pendant la phase d’intégration et définissez les indicateurs clés dont ils ont besoin pour vous améliorer. C’est la façon dont ils vous évaluent, en fonction de leurs objectifs marketing, qui vous aide à laisser de côté les autres indicateurs intermédiaires:

Votre client vise-t-il une croissance de 50% du trafic organique l’année suivante? Ensuite, vous pouvez vous concentrer sur des groupes de mots clés spécifiques, leur visibilité et les changements de classement clés d’un mois à l’autre.
Votre client est-il une entreprise de commerce électronique axée sur les conversions? Vous pouvez envisager la création de rapports sur les conversions et les transactions organiques comme mesure clé de votre succès.

Cela ne signifie pas que vous n’aurez pas les bases couvertes; il s’agit davantage de savoir où concentrer l’attention de votre client. En soustrayant les connaissances et en atteignant 1 à 3 KPI qui définissent le succès, vous saurez déjà ce qu’il faut mettre en évidence dans vos rapports mensuels.

«Ne présumez rien!» C’est ce que Reshma Vadgama, responsable des relations clients chez Liberty Marketing, a souligné lors de la discussion sur la gestion des attentes. Assurez-vous de tout clarifier lorsque vous collectez de nouvelles données client, créez des plans, publiez des rapports sur les résultats et gérez globalement les relations clients.

Afin d’éviter tout malentendu avec les clients, vous devez tout revérifier et tripler, en particulier dans les premiers mois de la relation, ajoute Vadgama. Au début, réussir signifie également cartographier les activités de référencement afin que les clients sachent ce que chaque phase de votre campagne de référencement implique.

Restez simple, pas simpliste

L’objectif d’une agence de référencement est de fournir aux clients un rapport concis et exploitable. En suivant la logique de soustraction, les points clés doivent être faciles à comprendre et garder le client sur la bonne voie à tout moment.

Demande toi:

Quel est leur objectif principal derrière l’exécution de la campagne de référencement?
Quel est leur niveau de compréhension SEO?
Comment corréler les métriques de succès aux actions SEO?

Les clients ne sont pas également intéressés par tout résultats de la campagne. En utilisant le via négatif logique, répondez maintenant: Que faut-il rester en dehors du rapport pour répondre aux questions ci-dessus de manière claire et précise?

Par exemple, si vous gérez une migration Web, votre client ne sera pas intéressé par votre longue liste d’erreurs 404. Néanmoins, un problème de cannibalisation sur l’un des mots-clés à forte intention suscitera l’intérêt et une liste de correctifs sur lesquels travailler de toute urgence pour leurs pages de destination actuelles.

Ne pas rejeter un résumé analytique

Un rapport peut comporter plusieurs diapositives ou pages, mais vous avez également besoin d’un résumé pour les clients qui n’ont qu’une minute à perdre.

Mettez en évidence l’état actuel des KPI et des objectifs SEO convenus, en vous concentrant sur:

Quels KPI spécifiques avez-vous accomplis? Qu’est-ce qui a besoin de plus de temps?
Quelles tendances avez-vous remarquées? Comment ont-ils un impact sur les objectifs du client?
Quelles ont été les performances des groupes cibles (mots clés) ou du contenu?
Des opportunités de référencement, des problèmes à soulever ou des recommandations?

Pensez-y de cette façon: les directeurs marketing utiliseront votre rapport dans leur rapport d’examen de la marque aux principales parties prenantes. Vous devez leur permettre d’attribuer facilement des performances commerciales positives aux efforts de référencement.

En réduisant les rapports à leurs éléments les plus essentiels, vous donnez aux directeurs marketing une meilleure chance de comprendre la valeur de vos rapports lorsqu’ils les présentent aux parties prenantes.

Facilitez-leur la comparaison entre les mois afin que les clients voient l’impact à long terme des campagnes de référencement. Vous pouvez le faire en modélisant vos rapports axés sur les KPI, ce qui vous permet d’afficher de manière cohérente les mesures et les informations clés dans le même format.

Expliquez toutes les données visuelles de manière concise

Si les clients ne peuvent pas comprendre votre rapport, ils peuvent le rejeter comme non pertinent et vous perdez par conséquent l’occasion de présenter les résultats et de recevoir des commentaires de qualité.

Supprimez tout ce qui distrait – à la fois en termes de conception et de contenu de vos données visuelles:

Aspect visuel devrait donner la priorité à la lisibilité et à la compréhensibilité, en conduisant l’œil vers des informations cruciales. Utilisez les couleurs, la taille de la police, les images et d’autres aspects de conception de manière stratégique pour aider les clients à mieux absorber les données.
Données visuelles devrait refléter ou soutenir ce que vous voulez le plus dire. Les visuels peuvent faire un excellent travail en définissant le contexte ou en synthétisant plusieurs résultats en un seul gros à emporter, mais cela ne signifie pas que vous devez vous faufiler plus de données que ce qui est réellement nécessaire – cela détournera simplement l’attention des objectifs critiques. N’oubliez pas d’inclure des explications et un élément clé à retenir par visuel pour qu’il reste efficace.

Donc, s’il y a des informations que vous pouvez Afficher au lieu de dire, alors faites-le, mais faites-le efficacement.

Tirer parti des modèles et des outils

Vous ne voulez pas que votre équipe passe des heures à produire des rapports qui auraient pu être réalisés plus rapidement avec le bon niveau d’automatisation dans des outils numériques personnalisés. Le processus d’élimination ici doit prendre en compte les capacités des outils pour faire apparaître ce qui est crucial, que ce soit:

Tendances de visibilité.
Les concurrents ont devancé.
Nouvelles opportunités de mots clés.
Problèmes de cannibalisation.
Etc.

L’utilisation d’un logiciel qui automatise le processus de collecte de données et les connecte à des modèles préconçus est un moyen de rationaliser les parties les plus chronophages du processus de reporting sans renoncer au contrôle de la qualité ou de la conception.

Une autre façon consiste à exploiter les données critiques de la campagne de référencement dans des outils qui vous aident à être concis. Par exemple, vous pouvez réfléchir à ce qui doit être omis de votre modèle Data Studio afin de faire passer vos messages clés mensuels.

Liberty Marketing a réalisé un audit du processus de reporting avec des entretiens pour les aider à s’adapter et à s’adapter aux commentaires des clients. C’est ainsi qu’ils ont découvert et comblé les lacunes de leurs rapports personnalisés Data Studio, les clients demandant des vues spécifiques d’un mois à l’autre ou d’un trimestre à l’autre.

Savoir ce qu’il faut inclure et ce qu’il faut omettre, même avec des fonctionnalités d’automatisation en place, vous aide à gagner du temps pour la stratégie, les activités planifiées et à expliquer quelles interventions SEO ont eu un impact sur les résultats de l’entreprise – au lieu de collecter des données redondantes.

Comment utilisez-vous vos rapports pour générer de bonnes relations avec les clients?

Bien que certains clients ne souhaitent pas se rencontrer fréquemment, vous devez tout de même définir plusieurs points de contact en fonction de leurs besoins de communication.

Reshma Vadgama dit que plus vous êtes proche des clients, plus ils verront votre efficacité. En effet, plus vous êtes en contact avec leurs forces et leurs faiblesses, plus vous pouvez créer des rapports de manière efficace. – vous saurez quoi dire et comment le dire pour un impact maximal afin de montrer comment le projet se déroule.

«Nous prenons soin de l ‘« élément humain »de notre partenariat avec nos clients, en nous assurant que nous contribuons à la croissance de leur entreprise – et ils le voient.»

L’une des façons dont l’agence tient cette promesse est avec sa routine de reporting bien établie:

Courriels ou chats hebdomadaires pour garder le client proche, partager des gains rapides ou simplement prendre son pouls.
Rapports mensuels, à partir de la première semaine du mois.
Examens trimestriels pour intensifier les efforts de référencement, réaligner, démarrer de nouveaux projets, etc.
Un appel de 45 jours avec chaque nouveau client pour réévaluer les attentes et corriger le cours, si nécessaire.

De plus, tout au long de leur partenariat, l’équipe de Vadgama interroge en permanence ses clients pour effectuer des contrôles de qualité sur les rapports qu’ils envoient. Cela leur permet d’optimiser pour une communication efficace.

L’objectif final ici n’est pas de submerger par trop de canaux de communication ou trop d’informations, mais de définir clairement chaque point de contact avec son objectif spécifique:

Un chat hebdomadaire n’inclura pas de KPI majeurs mais peut consister en une petite victoire SEO.
Un rapport mensuel ne consistera pas à passer du temps avec vos clients, mais à faire progresser l’entreprise.
Un rapport trimestriel ne se concentrera pas sur chaque problème technique de référencement, mais sur la «méta-narration» des performances de référencement du client – qu’avons-nous appris du trimestre en cours qui doit changer au prochain?

Bonus: comment un gestionnaire de rapports peut-il aider?

Connaissance comment Construire un rapport d’agence SEO efficace est une chose, mais c’est une autre de surveiller tous les rapports produits, envoyés et consultés par les clients au niveau du portefeuille.

Alors que tout le monde convient que les rapports sont essentiels pour satisfaire les clients, les rapports sont souvent éclipsés par des tâches plus urgentes.

Chez SEOmonitor, nous avons reconnu cela et avons créé un gestionnaire de rapports qui vous soutient avec les données critiques dont vous avez besoin pour gérer le processus de rapport sans être submergé. Après tout, un tableau de bord n’est aussi bon que les informations exploitables que vous y incluez, et les coups de pouce qu’il vous donne pour rester sur la bonne voie – la soustraction des connaissances est plus importante que jamais ici, car vous ne voulez pas d’un écran avec toutes les données vous pouvez obtenir.

C’est pourquoi notre tableau de bord vous donne:

Un aperçu de tous les rapports d’agence et de leur statut au niveau du portefeuille: dû, en retard, soumis ou en cours.
Un générateur de rapports qui met en évidence vos données de campagne clés à partir de SEOmonitor et vous aide à créer une présentation Google Slides basée sur le modèle que vous avez choisi. Notre assistant intelligent rassemble et traduit automatiquement toutes les informations pertinentes en diapositives et images visuelles en quelques secondes.
Un suivi des commentaires des clients pour chaque rapport mensuel. Cela vous indique avec quelles diapositives le client s’est engagé le plus longtemps et avec lesquelles il a été le plus impressionné ou indifférent.

Cela permet aux agences de référencement de créer un rapport riche en informations, de s’assurer que les clients le lisent et de surveiller leurs réactions à votre performance – tout ce qui est nécessaire pour établir des relations client positives à long terme.

Conclusion

Le via négatif La méthode de création de rapports augmente l’efficacité de votre agence et permet à vos clients d’absorber et d’interagir facilement avec des données SEO complexes.

Présenter uniquement les métriques les plus critiques aux clients:

Montre que vous êtes aligné sur une définition commune du succès.
Rend les clients plus susceptibles de lire réellement les rapports.
Les aide à mieux comprendre la valeur du référencement.
Augmente l’efficacité de l’agence et libère des équipes pour d’autres activités.

Tout cela favorise la fidélisation des clients et favorise de solides relations agence-client.

Vous pouvez utiliser le gestionnaire de rapports de SEOmonitor pour simplifier la création de rapports de cette manière, en commençant par ce qui compte le plus pour les clients et en «réduisant la graisse» pour éliminer les distractions.

Rejoignez-nous dans notre voyage pour construire des partenariats client-agence plus solides!