La nouvelle stratégie d'événement virtuel: Spoiler – humanize the tech

L’année dernière, les organisations ont changé de stratégie à plusieurs reprises – de la gestion d’équipe aux communications avec les clients et tout le reste – pour s’adapter et adopter un environnement entièrement virtuel.

Inutile de dire que tout le monde est en ligne pour chaque aspect de son quotidien et que cela ne fait que devenir de plus en plus saturé. La fatigue du zoom est entrée dans notre langue vernaculaire en raison de la surabondance de réunions virtuelles, d’événements et de conférences surgissant à gauche et à droite qui, dans des circonstances normales, seraient assistées en personne.

Alors, comment les spécialistes du marketing combattent-ils l’augmentation des engagements virtuels pour produire et livrer quelque chose qui se démarque dans l’océan de la concurrence?

Quand le temps et l’espace sont serrés, sois une évasion

Créer quelque chose de mémorable dans les limites de l’atmosphère numérique peut sembler une mission ardue, mais rassurez-vous, cela peut être fait.

Pour commencer, nous apportons déjà un nouveau sens à un élément important de cette expérience: «Connaissez votre public» – lorsque vous et votre public potentiel travaillez depuis le comptoir de la cuisine ou le coin du placard (hé, la confidentialité peut être difficile à trouver !), nous avons une compréhension approfondie de notre utilisateur final pour nous aider à créer et à fournir quelque chose de vraiment spécial.

Première règle de base: tous les événements virtuels ne doivent pas durer une journée complète, ni même une heure! Lorsque tout le monde est déjà stationné devant l’ordinateur toute la journée, nous sommes plus susceptibles de faire du multitâche à l’extrême et de rester en ligne plus longtemps – répondre aux messages Slack, répondre aux e-mails, travailler sur des tâches.

C’est là que le contenu vidéo en bouchées est utile. Pensez à des discussions de 15 minutes au coin du feu, à des tables rondes de 30 minutes ou même à un format de questions et réponses de 5 minutes – une durée raccourcie constitue un endroit idéal pour le professionnel occupé.

Évitez de formater les faux pas en faveur de l’authenticité

Il y a beaucoup de pression pour prendre un événement qui se tiendra généralement en personne et l’adapter littéralement au climat virtuel. Pensez au chaos – un public en direct se connectant et soumettant des questions numériquement (où nous lèverions généralement la main et aurions le temps de répondre une à la fois)?

Vous organisez plusieurs sessions tout au long de la journée (certaines même pendant des plages horaires concurrentes)? Cela ne veut pas dire que cela ne peut pas ou ne devrait pas être fait, mais voyons d’abord comment éviter certains faux pas de formatage courants.

Imaginez-le maintenant: votre événement est sur le point de commencer, mais votre WiFi commence à se mettre en mémoire tampon, vos haut-parleurs commencent à se parler, et en plus de tout cela, l’ordinateur de quelqu’un se fige provoquant la fin forcée d’un événement qui était censé être loin depuis au dessus.

Un événement en direct (virtuel) peut être délicat. Le contenu, cependant, est toujours roi. Cela peut être difficile sur le moment, mais rappelez-vous en tant qu’organisateur d’événements, c’est votre travail principal de faire l’impensable – désamorcer la confusion, calmer les nerfs et laisser un peu d’humanité transparaître au public.

Fournissez l’élément d’authenticité dont votre public a besoin. Préparez vos conférenciers invités à de tels défis. Encouragez-les à raconter une anecdote comique. Et devine quoi? Dans le processus, ils relâcheront réellement le public, les encourageant de manière subliminale à commencer à participer activement au dialogue scintillant qui est sur le point de se dérouler.

Nous sommes tous humains. Parfois, une erreur technique peut effectivement briser la barrière de l’écran.

Et lorsque des problèmes techniques surviennent, fournissez un tampon

Si le potentiel d’une chute technique en direct semble trop stressant à supporter, et encore moins à surmonter, il existe d’autres alternatives à envisager. Le contenu préenregistré est en tête de liste – cela peut atténuer la crainte que nos technologies ne brûlent potentiellement sous nos yeux.

En fournissant un tampon entre l’enregistrement de la session et la date ou l’heure de votre événement cible, vous pouvez également devancer les efforts de marketing numérique.

Vous aurez un aperçu de la conversation qui peut être utilisé pour la promotion sur les canaux et les éléments créatifs. Et s’il y a une modification finale de la vidéo elle-même – que ce soit des superpositions ou des blasphèmes accidentels prononcés lors d’une conversation passionnée – vous avez amplement le temps de faire ces ajustements.

Le sujet de la session peut également aider à indiquer quel est le meilleur format. Si le sujet est plus opportun, le format en direct peut être le format préféré pour permettre aux orateurs de discuter des événements de l’industrie.

Quel que soit l’itinéraire choisi, vous devez envisager de fournir aux participants un accès aux sessions vidéo à la demande. Les gens sont occupés et parfois de nouvelles réunions apparaissent le jour de leur horaire ou un incendie du client se produit et ils ne peuvent pas assister à la session virtuelle à la dernière minute.

Bien que l’option puisse inciter moins de personnes à se connecter le jour de la mise en ligne du contenu vidéo, avec une bonne stratégie marketing, vous pouvez continuellement générer du trafic vers vos sessions sur une base cohérente sur une période donnée.

Assurez-vous de tirer parti d’une plate-forme qui peut servir de centre de contenu (avec des ajouts d’engagement supplémentaires) pour vous aider dans cette étape. Nous ne recherchons peut-être pas de lieux pour des conférences, mais nous pouvons toujours proposer quelque chose d’excitant.

Le contenu, l’ordre du jour et les sujets sont certainement un élément crucial pour créer un événement virtuel qui se démarque. Mais des sessions d’une journée complète avec des activités consécutives (happy hours virtuels et autres), du point de vue de la planification, sont difficiles à s’engager pour les participants.

Lorsque votre auditoire n’a plus la flexibilité d’arrêter de travailler pour la journée pour y assister comme il le ferait en personne, vous devez être attentif à la durée d’attention.

Le contenu de petite taille, les formats créatifs et le contenu disponible après l’événement sont des éléments importants qui peuvent aider votre événement virtuel à briser le désordre numérique et à avoir l’impact qu’il mérite.

Jani Lehtimäki est la co-fondatrice de Brella. Il a plus de 10 ans d’expérience à la fois dans l’industrie de l’événementiel et dans la vente. Jani croit que l’empathie et la compassion sont les outils essentiels pour une vie pleine de sens, de longues relations avec les clients et une excellente culture de travail.