Gestion multi-projets : les conseils pour éviter le stress

Plusieurs sociétés optent pour une gestion de projet face à cet environnement de plus en plus exigeant. La gestion multi-projets exhibe des enjeux importants avec de potentiels impacts sur la réussite du plan stratégique. Il existe de nombreuses façons d’administrer votre portefeuille de projets et de le surveiller de manière efficace sans créer de stress inutile.

La centralisation de vos projets

Comment éviter le stress lors de la gestion de multi-projets
Trello Blog

L’administration de divers projets commence généralement par une centralisation dans un même outil. Les équipes sont différentes et peuvent provenir de distincts départements. Pour cela, il est essentiel d’introduire le travail collaboratif. Vous pouvez être débordé et le risque d’échec est réel si vous ne centralisez pas les projets.

Le regroupement de votre portefeuille peut vous aider à :

  1. Basculer facilement entre différentes équipes, échéances et tableaux de bord.
  2. Avoir une liste précise de l’avancement des tâches.
  3. Bien piloter l’allocation des ressources.

La détermination de vos objectifs

La principale phase du projet concerne vos objectifs. Lors de la rédaction du cahier des charges, vous devez déterminer vos objectifs. Gardez à l’esprit que les objectifs doivent être raisonnables et atteignables. Quelques objectifs sont essentiels : délais, nature des livrables, respect du budget.

Astuces pour éviter le stress lors de la gestion de vos multiples projets.
Smart.visibilite.fr

L’approche SMART peut être nécessaire, mais les choses les plus importantes à retenir sont les suivantes :

  • L’échéancier doit être précis : une date établie est essentielle.
  • Les objectifs doivent être quantifiés : 10 % d’augmentation du chiffre d’affaires, 15 nouveaux clients sont exemplaires.
  • Ils doivent être réalistes, pour ne pas décourager votre équipe.

La priorisation des tâches

Afin de déterminer vos priorités, il faut mettre l’accent sur les buts qui ont le plus d’effet sur la gestion stratégique de la société et les dangers qui en résultent. Par exemple, si le premier objectif est de se concentrer sur l’augmentation de votre chiffre d’affaires. Concentrez-vous ainsi sur le projet et les missions qui vous aident à le réaliser plus vite.

De même, prioriser les tâches peut vous permettre de gérer l’allocation des ressources : si vous remarquez qu’un de vos collaborateurs est surchargé, vous pouvez rajuster ses activités sur des missions que vous avez priorisées.

De toute évidence, la matrice Eisenhower vous sera indispensable. En fait, vous pouvez déterminer des tâches en fonction de leurs critères d’urgence et d’importance. Ensuite, vous aurez la possibilité de les gérer de façon facile, par exemple en adoptant la technique Kanban.

L’ajustement des calendriers

Les délais insoutenables sont l’un des plus grands facteurs de pression pour les employés. Un stress accru peut entraîner des graves situations, telles que l’épuisement professionnel, qui peuvent engendrer des arrêts de travail. Mais une bonne réplanification peut limiter ce risque.

Aussi, lors de la gestion de plusieurs projets, une mauvaise pratique courante est une mauvaise gestion des délais, avec de nombreux délais à la même date.

Pour cela, un outil vous aide à trouver ces dérives en un coup d’œil. Par exemple, vous pouvez utiliser un diagramme de Gantt pour l’identification de ces sources de stress.

L’empêchement du micro-management

Ce modèle de gestion peut être préjudiciable à l’équipe. Elle conduit à un contrôle excessif sur le travail des salariés, qui est considéré comme un manque de confiance.

conseils pour éviter le stress lors de la gestion de vos multi-projets.
Silicon Republic

La délégation et la confiance sont essentielles afin de sortir de ce système. En donnant aux employés une marge de manœuvre, il est possible qu’ils seront plus engagés et plus calmes. Un bon outil leur aide à prioriser efficacement eux-mêmes leurs missions.

D’ailleurs, vous devez vous miser sur la gestion macro et la gestion des risques, en faisant les compromis fondamentaux. Par exemple, la méthode OKR peut vous permettre de détecter le meilleur équilibre.

L’utilisation des bons outils

Afin d’appliquer ces techniques et ces façons, les outils de gestion deviendront rapidement importants et essentiels.

Ainsi, vous pourrez constituer un portefeuille de projets centralisé. Pour simplifier la mise en œuvre, deux modèles sont principalement adéquats : le template « Projets multiples » et le template « Gestion de projet avancée ».

Certaines intégrations facilitent aussi la collaboration : Slack, Zoom ou Teams sont des bonnes applications.

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