Jonathan Keenan de Zalando, qui a rejoint l’entreprise à distance au début de la pandémie, partage ses expériences de gestion d’une équipe qu’il n’a jamais rencontrée au-delà de son écran d’ordinateur.
Alors que j’allais commencer mon nouveau rôle chez Zalando en tant que responsable de l’ingénierie pour les profils clients et la personnalisation, Covid-19 a décidé de vraiment déployer ses ailes, changeant à jamais le paysage du travail. Donc, il s’avère que je n’ai jamais rencontré mon équipe en personne ni même visité notre bureau.
Bien que cela puisse sembler une tâche particulièrement ardue, j’ai trouvé que je me suis installé assez facilement dans l’équipe. Heureusement, j’ai géré des équipes à distance en 2016 lorsque je travaillais pour le Chelsea Football Club. J’avais déjà traversé la douleur et les pièges du travail à distance avec lesquels nous nous sommes tous familiarisés au cours des 12 derniers mois. Ainsi, malgré les nerfs habituels de commencer un nouvel emploi, l’ajout inattendu du travail à distance n’a pas ajouté beaucoup de malaise supplémentaire à la situation.
Une chose qui a facilité l’aspect distant de mon nouveau départ était la gentillesse et le soutien de Zalando. Tout le monde, de ma propre équipe de direction et des équipes que je dirige, à des personnes complètement extérieures à mon département, m’a fait sentir comme faisant partie du mobilier dès le premier jour.
Le grand défi que j’avais, et qui était nouveau pour moi malgré la gestion d’équipes à distance auparavant, était de mener à bien la tâche pour laquelle Zalando m’avait engagé; pour développer l’équipe de la plateforme client.
Embaucher une équipe technique à distance
Au départ, je supposais que le processus serait entravé par la perte de l’une des parties les plus utiles des entretiens en face à face: le langage corporel et la communication non verbale. En fin de compte, je n’avais rien à craindre. Les candidats étaient beaucoup plus détendus lors des interviews vidéo, et ils m’ont confirmé que les nerfs intimidants qui accompagnent le fait de s’asseoir dans l’environnement étranger d’une salle d’entrevue les ont aidés à mieux performer dans l’ensemble.
Si vous avez réalisé autant d’entretiens que moi, je suis sûr que vous conviendrez qu’il n’y a rien de mieux qu’un candidat détendu. D’un autre côté, les entretiens de type tableau blanc sont beaucoup plus difficiles à faciliter dans ce nouveau format et, en fonction de leur importance pour le processus global de recrutement, nous, les gestionnaires, devons sortir des sentiers battus.
« Être un leader émotionnellement intelligent est peut-être plus important que jamais »
Notre équipe a eu une idée qui a bien fonctionné jusqu’à présent; d’avoir un référentiel GitHub avec un code semi-fini donné au candidat au début de l’entretien. Grâce à ce projet, nous soulevons le même genre de questions que nous aurions traditionnellement traitées sur un tableau blanc.
Bien que la croissance de la plate-forme client dans un format entièrement distant ne se soit pas faite sans quelques difficultés de démarrage, nous avons franchi de nombreux jalons en tant qu’équipe dont je suis extrêmement fier. Oui, nous manquons l’opportunité de nouer des relations de manière «normale».
Mais que signifie «normal» ces jours-ci, de toute façon? La priorité la plus importante pour moi en tant que leader est de créer un environnement dans lequel mon équipe peut prospérer malgré les restrictions et les changements qu’elle subit – et cela signifie d’abord diriger avec empathie.
Aider les équipes distantes à prospérer
Les grands gestionnaires comptent beaucoup sur l’intelligence émotionnelle, en particulier sur leur conscience de soi, leur empathie et leurs compétences sociales. Cela peut être difficile n’importe quel jour normal donné, et encore plus dans un environnement éloigné sans la capacité de jauger visuellement les émotions de quelqu’un par des signaux non verbaux.
Être un leader émotionnellement intelligent est peut-être plus important que jamais. Ma suggestion est d’adapter votre style. Ne vous fiez pas aux mêmes méthodes que vous utiliseriez dans un bureau pour saisir les subtilités de la dynamique de votre équipe. Soyez proactif en contactant votre équipe et communiquez avec elle de manière plus délibérée.
Accorder une attention particulière à quelques domaines clés a fait des merveilles pour moi et mon équipe:
1. Communication excessive
Trop vaut mieux que pas assez, surtout au début, et réduira les chances que votre nouveau coéquipier se sente isolé. Lorsque vous aurez établi de bons rapports avec eux, ils vous diront librement d’arrêter de les ennuyer autant.
2. Enregistrez-vous régulièrement
Déterminer les relations inter-équipes est exceptionnellement difficile à faire à distance car le nombre d’interactions de groupe que vous pouvez observer a considérablement diminué. Sauf si vous êtes en possession de certaines capacités psychiques, la subtilité passe par la fenêtre et, encore une fois, la solution peut être des vérifications fréquentes et cohérentes avec votre équipe.
Organiser régulièrement des événements sociaux à distance peut aider, mais si vous avez suffisamment de check-ins avec votre équipe, des modèles émergeront et les relations inter-équipes se présenteront de manière organique.
3. Visez la clarté
Avoir une conversation de performance lorsque les choses ne vont pas bien est toujours difficile et le faire à distance avec quelqu’un que vous n’avez peut-être jamais rencontré en personne amplifie la situation. Malheureusement, je n’ai aucun conseil sur la façon de faciliter les choses dans une situation éloignée, sauf pour dire de s’en tenir aux mêmes principes que vous utiliseriez dans toute autre circonstance.
Soyez clair, concis et empathique. Bien que la solution à d’autres situations de gestion à distance soit de sur-communiquer, fournir des commentaires difficiles ne fait certainement pas partie de ces scénarios.
4. Respectez les heures de travail de votre équipe
N’étant plus au bureau, vous perdez le luxe de voir clairement si quelqu’un est «branché». L’alternative d’envoyer un message instantané à quelqu’un pour voir s’il est libre de discuter régulièrement peut rapidement devenir ennuyeux ou carrément perturbateur. Discutez avec votre équipe s’ils aimeraient avoir «pas d’heures de contact» et si vous avez vraiment besoin d’avoir cette réunion. Essayez de briser les heures de débit aussi rarement que possible.
5. Utilisez une combinaison de plates-formes et de formats
Il est difficile d’équilibrer le bon choix de communication avec votre équipe entre des réunions vidéo de groupe, des chats vidéo individuels ou des messages instantanés. Il est important d’essayer toutes ces différentes options avec toute votre équipe pendant un certain temps.
Après un certain temps, vous remarquerez que certains membres de l’équipe préféreront les mises à jour dans un chat vidéo en tête-à-tête et d’autres préféreront que leurs mises à jour viennent par chat. Oui, cela semble être beaucoup plus de travail pour vous, mais vous devez d’une manière ou d’une autre gagner ce brillant badge de manager!
Alors que de plus en plus d’employés de Zalando marquent leurs propres anniversaires de travail à distance, je ne peux qu’imaginer que nous devrons continuer à adapter encore plus notre style d’entretien et d’intégration. Jusqu’à présent, cependant, garder les choses aussi humaines que possible semble être le meilleur pari.
Par Jonathan Keenan
Jonathan Keenan est responsable de l’ingénierie des profils clients et de la personnalisation chez Zalando à Dublin. Il a une expérience variée en tant qu’ingénieur logiciel, ayant précédemment travaillé dans des entreprises telles que Paddy Power et Aviva.
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